THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO
Sau khi đã tìm hiểu và áp dụng tiêu chuẩn ISO thì việc tiếp theo mà các Tổ chức / Doanh nghiệp cần nắm được đó là Thủ tục đánh giá chứng
nhận ISO.
Ý NGHĨA CỦA VIỆC ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO
Đánh giá chứng nhận ISO là hoạt động quan trọng nhằm xác minh sự tuân thủ tiêu chuẩn ISO của doanh nghiệp cũng như tính hiệu lưc của hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn được quốc tế thừa nhận. Để hoàn thành đánh giá chứng nhận ISO chính thức, doanh nghiệp cần trải qua tất cả các bước kiểm tra. Sau khi xác minh sự tuân thủ ở tất cả các khía cạnh, từ quy trình, hồ sơ, tài liệu cho tới thực tế hiện trường, Tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ ISO cho Doanh nghiệp.
THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO
Thủ tục đánh giá chứng nhận ISO bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Xem xét hợp đồng và chuẩn bị đánh giá ISO 9001
Sau khi tiếp nhận đơn đăng ký chứng nhận ISO 9001 của doanh nghiệp, tổ chức chứng nhận sẽ gửi hợp đồng đánh giá chứng nhận trong đó có kế hoạch và chi phí chứng nhận cho doanh nghiệp. Ở bước này doanh nghiệp cần xem xét và chuẩn bị đánh giá chứng nhận.
Bước 2: Đánh giá giai đoạn 1 (Stage 1 Audit)
Đánh giá giai đoạn 1 là đánh giá sơ bộ. Đánh giá viên sẽ xem xét tài liệu của doanh nghiệp để kiểm tra xem hệ thống quản lý đã được xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO hay chưa. Doanh nghiệp sẽ phải trình bày bằng chứng về tất cả các khía cạnh quan trọng của hệ thống quản lý theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận.
Bước 3: Đánh giá giai đoạn 2 (Stage 2 Audit)
Đánh giá giai đoạn 2 được tiến hành một cách lỹ lưỡng hơn. Tổ chức chứng nhận sẽ cử chuyên gia xuống trực tiếp cơ sở để đánh giá sự phù hợp ISO của doanh nghiệp. Kết thúc quá trình đánh giá, một báo cáo đánh giá sẽ được gửi tới doanh nghiệp, trong đó ghi chép lại những điểm chưa tuân thủ
tiêu chuẩn để doanh nghiệp khắc phục trong thời gian quy định.
Ngoài hoạt động đánh giá hiện trường, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành rà soát, thẩm duyệt kỹ càng hơn các tài liệu, quy trình, văn bản của doanh nghiệp để chắc chắn rằng tiêu chuẩn ISO được áp dụng một cách hợp chuẩn. Tổ chức chứng nhận có quyền yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu khi cần thiết.
CẦN CHUẨN BỊ GÌ TRONG NGÀY ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN ISO?
1. Chuẩn bị về thời gian
Tổ chức chứng nhận sẽ gửi thông báo về lịch đánh giá chứng nhận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có trách nhiệm sắp xếp công việc cho phù hợp để đảm bảo tiến trình chứng nhận diễn ra theo đúng kế hoạch.
2. Chuẩn bị về nhân sự
Cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp là đối tượng tham gia vào quá trình đánh giá chứng nhận ISO. Câu trả lời của họ sẽ góp phần vào việc quyết định xem doanh nghiệp có tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hay không. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả nhân viên đều biết cuộc đánh
giá diễn ra khi nào để có mặt đầy đủ, phạm vi đánh giá là gì, họ giữ vai trò như thế nào trong cuộc đánh giá và cần làm những gì.
3. Chuẩn bị thông tin dạng văn bản
Mặc dù không có quy định cụ thể danh mục tài liệu ISO cần phải có chi tiết như nào nhưng doanh nghiệp cần phải xác định rõ những tài liệu nào là cần thiết và bắt buộc phải đáp ứng.
4. Chuẩn bị cơ sở vật chất
Ngoài việc thẩm duyệt hệ thống tài liệu ISO, đánh giá viên của Tổ chức chứng nhận còn thực hiện kiểm tra hiện trường cơ sở, nhà xưởng để đảm bảo
sự tuân thủ không chỉ nằm trên giấy tờ, lý thuyết mà còn được áp dụng cả trong thực tế. Vì vậy, doanh nghiệp cần rà soát lại tất cả trang thiết bị máy
móc, các khu vực vận hành sản xuất, khắc phục hết những điểm thiếu sót để sẵn sàng cho ngày đánh giá chứng nhận.
