RÀO CẢN KHI DOANH NGHIỆP ÁP DỤNG 5S

1 năm trước

Vẫn còn không ít doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa chưa áp dụng thành công 5S và gần như chỉ dừng lại ở mức độ làm sạch sẽ, gọn gàng nơi làm việc, thực hiện chỉ mang tính phong trào. Vậy những yếu tố gì cản trở quá trình áp dụng 5S ở các doanh nghiệp Việt Nam?

Trước tiên phải kể đến đó là nhiều doanh nghiệp chưa rõ mục tiêu và lý do tại sao cần áp dụng 5S.

Rất nhiều doanh nghiệp đã đưa 5S về áp dụng mà không có kế hoạch, mục tiêu mang tính chiến lược, tính toán con số cho việc áp dụng 5S mang lại lợi ích như thế nào đến giá thành sản phẩm/dịch vụ kinh doanh cốt lõi của mình mà thực hiện với suy nghĩ làm cho công ty sạch đẹp, ngăn nắp, gọn gàng. Cũng có một vài trường hợp do lãnh đạo công ty học theo thành công của doanh nghiệp khác mang về áp dụng cho công ty mình nhưng thiếu công tác chuẩn bị, kế hoạch, mục tiêu, chương trình triển khai mang tính chiến lược dài hạn.

Tham khảo thêm bài viết: Đào tạo thực hành 5s

Thứ hai là phương pháp tiếp cận và triển khai thực hiện 5S còn vội vàng.

Ở Việt Nam nền tảng kiến thức về 5S vẫn hạn chế, nhận thức của nhân viên đang trong giai đoạn sơ khai, nhưng khi áp dụng lại muốn nhanh chóng có kết quả, áp đặt mục tiêu lớn, thay đổi đột ngột… tạo ra sự chuyển biến môi trường làm việc nhưng lại thiếu đi tính bền vững.

Để hình thành thói quen cải tiến và thực hiện 5S mang tính tự giác không phải ngày một ngày hai hoặc trong thời gian ngắn có thể mang lại hiệu quả. Ngay cả các doanh nghiệp FDI thành công tại Việt Nam cũng mất hơn 5 năm đầu áp dụng mới từ từ hình thành ra thói quen này.

Cần xác định năng lực, nguồn lực hiện tại của mình, vạch ra mục tiêu, mức độ mong muốn đạt được của doanh nghiệp dài hạn theo từng cấp độ nhất định. Tương ứng với từng cấp độ, mục tiêu đó hoạch định ra những công việc phải làm, phương pháp nào thực hiện, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng khu vực nhỏ, theo từng phòng ban và phương pháp dùng để kiểm tra đánh giá mức độ đạt được.

Thứ ba là chưa có thời gian dành cho 5S.

Chúng ta thường nghe nhiều những câu như “Lãnh đạo của công ty rất cam kết, rất quyết tâm thực hiện…” nhưng liệu được mấy người đứng đầu công ty (CEO) mỗi sáng vào công ty sớm hơn 10 phút, tự mình dùng khăn lau bàn, sắp xếp lại bàn làm việc, hay đã có vị CEO nào cầm cây lau sàn nhà vào buổi sáng chưa? Ở đây không phải vấn đề phân công công việc mà chính là sự thấu hiểu nơi làm việc của mình. Tùy vào tình hình kinh doanh, sản xuất mỗi công ty, cần tạo ra khung thời gian cần thiết để những nhân viên khác cùng nhau kiểm tra, thực hiện duy trì 5S.

Thứ tư là thiếu kiến thức cải tiến cho nhân viên.

Các công ty khi mới triển khai hoạt động 5S thông thường sẽ có người hướng dẫn hoặc thuê tư vấn bên ngoài để đào tạo, huấn luyện phương pháp thực hiện, sau đó tự trong công ty vận hành cải tiến duy trì. Đến một giai đoạn nào đó thì cứ loanh quanh mãi không có đầu ra tiếp, không biết làm gì để tốt hơn.

Còn với những doanh nghiệp độc lập thì việc học hỏi trong nội bộ rất hạn chế, do đó để duy trì cải tiến 5S bền vững cần học những kiến thức về cải tiến nâng cao năng suất, giảm hàng lỗi, hàng tồn kho..

Thứ năm phương pháp đánh giá hiệu quả không phù hợp.

Như đã đề cập ở trên, nếu có kế hoạch mục tiêu theo từng cấp độ, từng giai đoạn cụ thể thì ứng với từng giai đoạn đó mỗi đơn vị sẽ phải xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ đạt được nhưng rất nhiều công ty lại không thực hiện việc này.

Hơn nữa, việc đánh giá hiệu quả thường thấy là chỉ so sánh trước và sau thực hiện cho từng trường hợp cụ thể mà không đánh giá tổng thể cả quá trình, lũy tiến theo từng giai đoạn phát triển.

Việc đánh giá trên đơn lẻ từng cải tiến mà không tính hiệu quả của cải tiến đó đã tác động như thế nào đến giá thành sản phẩm/dịch vụ cung cấp nên hoạt động cải tiến 5S với hoạt cải tiến năng suất đi rời rạc nhau và thành quả của người đã thực hiện cải tiến cũng không được công nhận một cách xứng đáng làm cho động lực để hoạt động 5S của nhân viên giảm đi.

Lợi ích khi áp dụng 5S

Khi ứng dụng quy tắc 5S sẽ đem lại rất nhiều lợi ích vô cùng thiết thực cho doanh nghiệp: Loại bỏ hoàn toàn các tác nhân gây lãng phí trong công việc phát sinh từ việc tìm kiếm, sắp đặt, vận chuyển hoặc thay thế máy móc, trang thiết bị. Bên cạnh đó chúng cũng giúp giảm chi phí lưu kho các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị. Cung cấp một môi trường làm việc ổn định với tinh thần cải tiến liên tục, cải thiện tình trạng an toàn và chất lượng.

Với phương pháp 5S, những thiết bị máy móc được trang bị sẽ luôn được lau chùi và bảo dưỡng định kỳ, phát hiện những lỗi hỏng hóc có thể xảy ra để khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất máy móc. Từ đó có thể nâng cao chất lượng an toàn lao động.

Khi ứng dụng phương pháp 5S, các nhân viên sẽ được tăng tính đoàn kết, nâng cao tinh thần tập thể. Vận dụng phương pháp này trong công việc sẽ giúp nhân viên giữ được thái độ tích cực và có trách nhiệm hơn trong công việc. Nhờ đó năng suất của doanh nghiệp có thể tăng lên đáng kể.

Kiến tạo nên môi trường làm việc có kỷ luật lý tưởng, sạch sẽ và gọn gàng hơn. Nhờ phương pháp 5S mà nơi làm việc sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp gọn gàng hơn. Nếu doanh nghiệp ứng dụng được nguyên tắc này thành công sẽ khiến nơi làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn bao giờ hết. Đồng thời mở ra nhiều cơ hội trong kinh doanh cũng như khiến nhân viên tự hào hơn về doanh nghiệp của mình, nâng cao niềm tự hào và niềm vui cống hiến.